Conditiile ce trebuie respectate in procesul de depozitare a arhivei
Rezumat:
Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăperi amenajate în acest scop.
Aceste spaţii trebuie să fie agreate de Serviciul Arhivelor Naţionale al Municipiului Bucureşti.
Conditiile ce trebuie intrunite pentru depozitarea arhivei
Ele trebuie să asigurarea condiţiilor necesare pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor şi pentru protecţia lor faţă de acţiunea agenţilor de deteriorare: praf, lumina solară, solicitări la uzura mecanică, variaţii de temperatură şi umiditate, surse de infecţie biologică, pericol de foc(să aibe Aviz ISU), inundaţii sau infiltraţii de apă şi împotriva sustragerii ori comercializării.
Elementele de rezistenţă ale construcţiei destinata procesului de depozitare a arhivei să fie dimensionate conform standardelor în vigoare, ţinându–se seama că încărcarea cu arhivă (numai în zona rafturilor) se apropie ca valoare de sarcina dată de hârtia depozitată în vrac.
Depozitul să fie dotat cu rafturi, rastele, dulapuri şi alte mijloace de depozitare specifice, de preferinţă din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive şi fără emanaţii.
Dimensiune elementelor de pastrare a arhivei
Dimensiunea elementelor de păstrare ale arhivei (rafturi, dulapuri etc.) să fie pentru dosare hârtie A4 care sunt dispuse în cutii de arhivă, asigurându- se accesul la materialul depozitat şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate.
Să fie asigurată stabilităţii sistemelor de depozitare(rafturi, dulapuri
etc.).
Intre pereţi şi rafturi, ca şi între rafturi să existe spaţiu liber de 0,7 – 0,8 m lăţime.
Depozitul de arhivă, pentru că se depozitează documente scrise, trebuie să asigure un microclimat cu prin temperaturi cuprinse între 15 – 24° C şi umidităţi relative de 50 – 60%.
Pentru măsurarea şi urmărirea parametrilor de microclimat, depozitul să fie dotat cu aparate de control (termometre, higrometre etc), iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit.
Ferestrele să fie asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante, obloane etc.).
Ferestrele şi uşile să fie prevăzute cu gratii care să prevină intrarea prin efracţie în depozit.
Caracteristicile depozitului de depozitare a arhivei
Depozitul, dacă nu dispune de instalaţii de climatizare sau centrale de ventilaţie, să se poată aerisi natural.
Depozitul să fie zugrăvit, igienizat şi instalaţii electice cu standard de funcţionarea normală, care să asigure protecţie împotriva electrocutărilor sau scurtcircuitelor.
Depozitul de arhivă, ca şi terenul învecinat construcţiei, să fie menţinute în ordine şi curăţenie, cu păstrarea liberă a căilor de acces la hidranţi şi la instalaţiile de stingere a incendiilor.
Depozitul şi celelalte încăperi din vecinătatea acestuia să fie prevăzute cu stingătoare portabile, cu încărcătură de dioxid de carbon şi praf sau gaze inerte, asigurându-se toate celelalte condiţii necesare stingerii incendiilor, prevăzute în normele de stat în vigoare(conform Avizului ISU).
Depozitul să fie prevăzut cu mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu şi instalaţii de stingere automată a incendiilor.
